Általánosságban a számláknak a következő három alapelvnek kell megfelelniük: eredet hitelessége, tartalom sértetlensége és olvashatóság.

Az eredet hitelessége a termék- vagy szolgáltatásértékesítő, illetve a számlakibocsátó azonosságának biztosítását jelenti.

• Az értékesítő vállalat / a számla küldő bizonyítja, hogy tényleg ő bocsátotta ki a számlát.
• A termék / szolgáltatás beszerzője – a számla fogadó- pedig bizonyítja, hogy a számla a kibocsátótól származik.

A tartalom sértetlensége azt jelenti, hogy az ezen irányelv által előírt tartalmat nem változtatták meg.

• A tartalom sértetlenségét mindkét félnek biztosítania kell (külön-külön vagy közös technológia alkalmazásával).
• A formátum változhat, de a tartalom nem.

Az Áfa tv. 175. § (2) bekezdésében foglaltak értelmében az „elektronikus számla 168/A. § (1) bekezdésében említett eredetének hitelességére és adattartalmának sértetlenségére vonatkozó követelményeknek történő megfelelése úgy is biztosítható, ha az elektronikus számlát” – az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény rendelkezései szerinti minősített elektronikus aláírással látják el; vagy – EDI elektronikus adatként hozzák létre és továbbítják.

A számla olvashatósága azt jelenti, hogy a számlának az ember számára – alapos vizsgálat, illetve magyarázat nélkül – olvashatónak kell lennie, valamint kérésre, ésszerű időn belül kell olvashatóvá válnia.

Az Áfa tv. 175. § (2) bekezdésében foglaltaknak megfelelő elektronikus számlák olvashatóságát az adóalany saját választása szerint bármilyen módon (így bármilyen felbontású pl. pdf. alkalmazásával is) biztosíthatja.

Akár papíralapú, akár elektronikus formában bocsátották ki a számlát, annak olvashatóságát, eredetének hitelességét és a tartalmának sértetlenségét biztosítani kell a kibocsátástól a számla megőrzési idejének végéig.

Ossza meg kollégáival!